Voldoen aan contracteisen: Qirion keurt digitaal met Gappless

Qirion ontwerpt, bouwt en onderhoudt delen van ons hoogspanningsnet, voor de snelgroeiende vraag naar elektriciteit. Om tijdens projecten te bewijzen dat ze voldoen aan alle contracteisen en -afspraken, keurt Qirion de uitgevoerde werkzaamheden digitaal met Gappless. Hier vertellen werkvoorbereider Remco Eekma en procesondersteuner Anouk Zijlstra hun praktijkervaringen.

Experts in hoogspanning

Qirion levert een compleet dienstenpakket voor het realiseren en onderhouden van het hoog- en middenspanningsnet, vanuit vestigingen in Duiven, Amsterdam en Leeuwarden. Deels als partner van Liander en TenneT en deels voor andere opdrachtgevers op de vrije markt. Momenteel werkt het bedrijf onder andere aan het project Zuid-West 380 KV Oost (Rilland-Tilburg), voor TenneT. Met als doel een nieuwe hoogspanningsverbinding aan te leggen tussen de energiecentrales in Vlissingen en Borssele en de aansluiting in Tilburg. “Wij werken nu aan het 150 kV-gedeelte van deze nieuwe verbinding, op basis van een UAV-2012 aannemingscontract”, vertelt Eekma. “Om voor TenneT inzichtelijk te maken dat alle uitgevoerde werkzaamheden voldoen aan de contracteisen en gemaakte afspraken, had Qirion behoefte aan een digitaal registratiesysteem.”

Efficiënt digitaal keuren

Op grote infrastructurele projecten moeten veel uitgevoerde werkzaamheden worden gekeurd. Qirion gebruikt daarvoor het Gappless-platform en bijbehorende app, omdat ze hiermee al eerder hebben gewerkt op andere projecten. Ook Anouk Zijlstra, die als procesondersteuner vanuit dutch process innovators aan het project van Qirion meewerkt, kende Gappless al. “Ik hou ervan om doelmatig efficiënt te werken en daarbij is Gappless voor mij een belangrijk hulpmiddel. Wij hebben dit project eerst gestructureerd op basis van werkpakketten, objecten en activiteiten in Relatics en benutten nu Gappless voor het digitaal maken, invullen en verwerken van alle keuringsformulieren. De resultaten van alle keuringen verwerk ik tot keuringsrapporten voor TenneT, wat voor hen bijdraagt aan het vertrouwen dat wij de afgesproken kwaliteit leveren.”

Gebruiksgemak voorkomt fouten

“Voor mij als werkvoorbereider is het belangrijk dat de keuringen zo soepel mogelijk verlopen, met amper kans op het maken van fouten”, vervolgt Eekma. “De Gappless-omgeving (app en website) en keuringsformulieren zijn zo makkelijk te gebruiken, dat zelfs digibeten er op de bouwplaats mee kunnen werken. Aan andere applicaties moet je vaak een tijdje wennen, maar hiermee kun je echt direct aan de slag. Dat is mede belangrijk omdat het invullen van keuringsformulieren maar een klein deel is van alle dagelijkse werkzaamheden van de uitvoerders. Met verschillende vraagtypen, verplicht in te vullen gegevens en bij te voegen foto’s, voorkomen wij dat er tijdens de keuringen fouten worden gemaakt. Omdat alle informatie eenduidig gestructureerd digitaal wordt vastgelegd, worden er ook geen keuringen dubbel uitgevoerd of vergeten.”

“De Gappless-omgeving (app en website) en keuringsformulieren zijn zo makkelijk te gebruiken, dat zelfs digibeten er op de bouwplaats mee kunnen werken.”

Remco Eekma, werkvoorbereider Qirion

Tijdbesparing bij voorbereiding en projectbeheersing

“Sinds wij Gappless voor dit project hebben ingericht, bespaart dit registratiesysteem mij veel tijd bij het voorbereiden van alle uit te voeren keuringen en het verwerken daarvan tot rapportages”, vertelt Zijlstra. “Ik kan formulieren makkelijk aanpassen voor specifieke keuringen en daarna met één druk op de knop klaarzetten voor het buiten invullen ervan door de uitvoerders. In plaats van voorheen bijna een week nodig te hebben voor het verzamelen van alle informatie, formulieren aanpassen, klaarzetten en alles controleren, ben ik daar voortaan in een ochtend al mee klaar. Een voordeel van Gappless is dat we kunnen doorwerken als er even geen internetverbinding is. Daarna worden alle geregistreerde gegevens namelijk automatisch gesynchroniseerd. Door de wijze waarop wij alle keuringen hebben gestructureerd, zijn ze intern ook efficiënt te verwerken.”

Invloed op ontwikkeling

Hoewel Gappless al veel tijdbesparing oplevert en keuringsfouten voorkomt bij Qirion, zien zowel Eekma als Zijlstra nog verbetermogelijkheden. “Wij gebruiken nu nog maar een deel van alle functionaliteit, dus gaan we in overleg met Gappless kijken hoe wij nog efficiënter kunnen werken. Bijvoorbeeld door de beschikbare koppeling met Relatics te gaan benutten voor een nog beter gestructureerde digitale informatiestroom. In vergelijking met andere softwareleveranciers zijn de medewerkers van Gappless voor ons laagdrempelig toegankelijk en merken wij dat onze feedback invloed heeft op de verdere ontwikkeling van de app en het platform. Tenslotte zijn ook onze opdrachtgevers blij met de uniforme wijze van digitaal keuren, waarmee wij voor hen inzichtelijk maken dat aan alle contracteisen en -afspraken wordt voldaan.”